Digitale Zusammenarbeit: Revolution des Büroalltags?

Treffen Sie sich mit Ihrem Team auch schon öfter im virtuellen Chat als im Besprechungsraum? Planen Sie Ihre Projekte heute in Activity Streams und teilen Aufgabenlisten mit den Kolleginnen und Kollegen mithilfe von Tools wie Trello, Asana oder Taskulu? Digitale Tools versprechen, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, in Unternehmen und Institutionen sowie mit Kunden oder Partnern schneller und effektiver zu machen.

Digital Collaboration optimiert den Arbeitsalltag

Die digitalen Tools sollen die Schwächen der E-Mail ausgleichen. Wer kennt nicht Betreffzeilen wie „RE: RE: AW: RE: AW: AW: RE: RE: RE: Jahresplanung 2019“? Interne Instant Messaging-Tools bieten hier wesentlich effizientere Alternativen zur Zusammenarbeit. Auch Kolleginnen und Kollegen, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten, profitieren von Lösungen der Digital Collaboration: Die aktuelle Version des Dokuments ist in einer zugriffsgeschützten Cloud gespeichert, wo es alle Beteiligten direkt bearbeiten und kommentieren können. Manche Tools ermöglichen es dabei, dass die Kolleginnen und Kollegen Informationen aus anderen Softwareprogrammen wie aus Tabellenkalkulationsprogrammen automatisch in die Kommunikation einbinden. Auch gemeinsame Termine lassen sich mit einem Online-Terminplaner wesentlich leichter finden, als per E-Mail mögliche Zeitfenster abzustimmen.

Social Intranets vernetzten das Personal

Diego Wyllie, Software-Entwickler und IT-Journalist, stellt in dem Whitepaper „Digitales Arbeiten im 21. Jahrhundert“ fest: „Die Digitalisierung zwingt Unternehmen dazu, ihre interne Kommunikation neu zu erfinden. Sogenannte Social Intranets stellen dabei eines der besten Beispiele dafür dar, wie die Trends Social, Cloud und mobile Geschäftsprozesse im Allgemeinen und interne Kommunikationsprozesse insbesondere revolutionieren.“

Laut Wyllie haben die modernen Kommunikationsmittel den großen Vorteil, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer gut informiert sind – über die Entwicklung des Unternehmens oder der Institution genauso wie über Termine oder Neuigkeiten von Kollegen sowie den aktuellen Stand eines Projekts. In Social Intranets können sie – anders als in einem Intranet – nicht nur Informationen abrufen, sondern auch wie in sozialen Medien selbst Beiträge schreiben, Kommentare verfassen, Gruppen bilden und Eckdaten über Teammitglieder wie etwa Abwesenheiten oder aktuelle Vorträge erhalten.

Trotz der rasanten Entwicklung scheint in vielen Büros die digitale Ausstattung noch nicht auszureichen. Die Deutsche Collaboration Studie 2018 stellte fest, dass nur 9 Prozent der etwa 1.400 Befragten aus unterschiedlichen Branchen mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes rundum zufrieden waren. Überwiegend zufrieden waren 43 Prozent – aber knapp die Hälfte war nur in Teilen oder überhaupt nicht zufrieden. Viele Unternehmen müssen hier also aufholen. Allerdings gibt es laut der Studie Unterschiede: „Je größer ein Unternehmen ist, desto weiter ist die digitale Transformation fortgeschritten. Vor allem im Mittelstand besteht dagegen bei der Planung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten Nachholbedarf.“

Keine Zukunft für die E-Mail?

Und was wird dabei aus der guten, alten E-Mail? Hat sie ausgedient und wird bald Geschichte sein, wie Experten seit Jahren immer wieder vorhersagen? Nein, sie bleibt nach wie vor das wichtigste Kommunikations- und Kollaborationstools, gefolgt von persönlichen Meetings und Social Intranet auf den Plätzen 2 und 3. Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Radicatis sendet der durchschnittliche Mitarbeiter 43 E-Mails und erhält 97 pro Tag. Weltweit würden pro Tag 281 Milliarden private und geschäftliche E-Mails versendet, bis 2022 sollen es Schätzungen von Radicatis zufolge mehr als 333 Milliarden sein. Das liegt auch daran, dass viele Leute heute ihr E-Mail-Postfach auf dem Smartphone ständig bei sich haben und schnell zwischendurch ihre Mails checken.

Kritiker sorgen sich um Datenschutz

Manche stehen der zunehmenden Digitalisierung der Zusammenarbeit auch skeptisch gegenüber. Allein die Sorge um den Datenschutz bei der Nutzung von Clouds lässt viele Unternehmen und Institutionen, die mit sensiblen Daten arbeiten, zögern. Schließlich werden die Daten auf Servern des Cloud-Anbieters gespeichert.

Ein weiterer Kritikpunkt: Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich durch die Digitalisierung der Arbeitswelt gestresster. Im Rahmen einer Studie des Deutschen Gewerkschaftsbundes sagten 46 Prozent der Befragten im Jahr 2016, dass ihre Arbeitsbelastung durch die Digitalisierung eher größer geworden sei.

Ausblick: Künstliche Intelligenz

Der aktuelle Stand der Digital Collaboration ist erst der Anfang einer womöglich sehr viel weiterreichenden Entwicklung des Büroalltags: Viele Fachleute sehen für die kommenden Jahre voraus, dass Künstliche Intelligenz (KI) die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation noch einmal revolutionieren wird. Dabei kann sie sich die vielen zentral in Clouds gespeicherten Daten zunutze machen: Auf deren Grundlage können nicht nur Entscheidungsvorschläge geliefert, sondern auch typische Kundenanfragen automatisch beantwortet werden. Oder KI stellt für einen Mitarbeiter schnell Informationen zusammen, die er heute noch zeitaufwändig im Internet recherchieren muss.

Eine vielleicht noch größere Aufgabe als der technische Fortschritt wird in den nächsten Jahren aber sein, den persönlichen Kontakt nicht aus den Augen zu verlieren, denn er macht uns zu den sozialen Wesen, die die Welt immer noch braucht – Digitalisierung hin oder her.